Polityka prywatności

Niniejsza Polityka prywatności określa zasady przetwarzania danych osobowych osób korzystających z serwisu internetowego Synergy, kontaktujących się z Intelektsoft Sp. z o.o. oraz korzystających z formularzy dostępnych w Serwisie.

1. Administrator danych osobowych

Administratorem danych osobowych jest Intelektsoft Sp. z o.o. z siedzibą w Modlniczce, ul. Willowa 77, 32-085 Modlniczka, Polska, NIP: 5130286173, REGON: 525315183, KRS: 0001166425 (dalej: „Administrator” lub „Intelektsoft”).

W sprawach dotyczących przetwarzania danych osobowych można skontaktować się z Administratorem pod adresem e-mail: biuro@intelektsoft.pl.

2. Zakres i źródło przetwarzanych danych

Administrator może przetwarzać dane osobowe przekazane bezpośrednio przez użytkownika, w szczególności:

• imię i nazwisko;
• nazwę firmy;
• stanowisko;
• adres e-mail;
• numer telefonu;
• treść wiadomości oraz inne informacje przekazane w ramach korespondencji;
• dane przekazane podczas rozmów handlowych, przygotowywania oferty lub realizacji umowy.

Podczas korzystania z Serwisu mogą być również automatycznie przetwarzane określone dane techniczne, takie jak adres IP, informacje o urządzeniu i przeglądarce, system operacyjny, data i czas wizyty, informacje dotyczące aktywności w Serwisie oraz odwiedzanych podstron.

Zakres automatycznie zbieranych danych zależy między innymi od wykorzystywanych przez Serwis plików cookies i podobnych technologii oraz od zgód udzielonych przez użytkownika.

3. Cele i podstawy prawne przetwarzania danych

Dane osobowe mogą być przetwarzane w następujących celach:

a) Obsługa zapytań i prowadzenie korespondencji

Dane przekazane za pośrednictwem formularza kontaktowego, poczty elektronicznej, telefonu lub w inny sposób mogą być przetwarzane w celu udzielenia odpowiedzi oraz prowadzenia dalszej komunikacji.

Podstawą prawną jest art. 6 ust. 1 lit. f RODO, tj. prawnie uzasadniony interes Administratora polegający na prowadzeniu komunikacji i obsłudze zapytań, albo art. 6 ust. 1 lit. b RODO, jeżeli kontakt dotyczy podjęcia działań przed zawarciem umowy.

b) Przygotowanie oferty oraz zawarcie i realizacja umowy

Jeżeli użytkownik lub podmiot, który reprezentuje, jest zainteresowany wdrożeniem, utrzymaniem, rozwojem lub innymi usługami dotyczącymi systemu Synergy, dane mogą być przetwarzane w celu przygotowania oferty, prowadzenia negocjacji oraz zawarcia i realizacji umowy.

W przypadku gdy osoba, której dane dotyczą, jest stroną umowy, podstawą prawną jest art. 6 ust. 1 lit. b RODO.

Jeżeli osoba działa jako przedstawiciel, pracownik lub osoba kontaktowa kontrahenta, podstawą prawną jest art. 6 ust. 1 lit. f RODO, tj. prawnie uzasadniony interes Administratora polegający na prowadzeniu współpracy biznesowej i realizacji umowy z kontrahentem.

c) Realizacja obowiązków prawnych

Dane mogą być przetwarzane w celu realizacji obowiązków wynikających z przepisów prawa, w szczególności obowiązków podatkowych, rachunkowych i dokumentacyjnych.

Podstawą prawną jest art. 6 ust. 1 lit. c RODO.

d) Ustalenie, dochodzenie i obrona roszczeń

Dane mogą być przechowywane i przetwarzane w celu ustalenia, dochodzenia lub obrony przed ewentualnymi roszczeniami.

Podstawą prawną jest art. 6 ust. 1 lit. f RODO, tj. prawnie uzasadniony interes Administratora.

e) Marketing własnych produktów i usług

Dane mogą być przetwarzane w celu prowadzenia marketingu własnych produktów i usług Administratora na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO, jeżeli Administrator posiada w tym zakresie prawnie uzasadniony interes.

W przypadku gdy przepisy dotyczące komunikacji elektronicznej wymagają uzyskania uprzedniej zgody na przesyłanie informacji handlowych lub prowadzenie marketingu za pomocą określonego kanału komunikacji, komunikacja taka będzie prowadzona wyłącznie po uzyskaniu wymaganej zgody.

W przypadku newslettera, jeżeli jest dostępny w Serwisie, dane są przetwarzane zgodnie z zakresem udzielonej zgody, a użytkownik może w każdej chwili zrezygnować z jego otrzymywania.

f) Bezpieczeństwo i prawidłowe działanie Serwisu

Dane techniczne mogą być przetwarzane w celu zapewnienia bezpieczeństwa Serwisu, diagnozowania błędów, przeciwdziałania nadużyciom oraz zapewnienia prawidłowego działania infrastruktury informatycznej.

Podstawą prawną jest art. 6 ust. 1 lit. f RODO.

g) Analityka i statystyka

Jeżeli Serwis wykorzystuje opcjonalne narzędzia analityczne wymagające dostępu do urządzenia użytkownika lub zapisywania informacji na jego urządzeniu, będą one uruchamiane dopiero po uzyskaniu wymaganej zgody.

Użytkownik może w każdej chwili zmienić lub wycofać zgodę dotyczącą opcjonalnych plików cookies i podobnych technologii.

4. Dobrowolność podania danych

Podanie danych osobowych jest co do zasady dobrowolne.

Podanie danych oznaczonych jako wymagane w formularzu kontaktowym jest jednak niezbędne do przesłania zapytania i umożliwienia Administratorowi udzielenia odpowiedzi.

W przypadku danych wymaganych do zawarcia lub realizacji umowy ich niepodanie może uniemożliwić przygotowanie oferty, zawarcie umowy lub realizację określonych usług.

5. Odbiorcy danych

Dane osobowe mogą być przekazywane podmiotom wspierającym Administratora w prowadzeniu działalności, w szczególności dostawcom:

• usług hostingowych i infrastruktury IT;
• poczty elektronicznej i innych usług komunikacyjnych;
• narzędzi analitycznych i statystycznych;
• usług związanych z utrzymaniem i bezpieczeństwem Serwisu;
• usług księgowych;
• usług prawnych i doradczych.

Podmioty przetwarzające dane w imieniu Administratora otrzymują dostęp do danych wyłącznie w zakresie niezbędnym do świadczenia określonych usług i – jeżeli jest to wymagane – na podstawie odpowiednich umów powierzenia przetwarzania danych.

Dane mogą być również udostępniane organom publicznym oraz innym uprawnionym podmiotom, jeżeli obowiązek ich przekazania wynika z obowiązujących przepisów prawa.

Administrator nie sprzedaje danych osobowych użytkowników.

6. Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy

Administrator dąży do korzystania z dostawców przetwarzających dane na terenie Europejskiego Obszaru Gospodarczego (EOG).

Niektórzy dostawcy usług informatycznych, analitycznych lub komunikacyjnych mogą jednak przetwarzać dane poza EOG.

W takim przypadku Administrator zapewnia stosowanie mechanizmów wymaganych przez RODO, odpowiednich dla danego transferu, takich jak decyzja Komisji Europejskiej stwierdzająca odpowiedni stopień ochrony lub standardowe klauzule umowne zatwierdzone przez Komisję Europejską, wraz z dodatkowymi zabezpieczeniami, jeżeli są wymagane.

7. Okres przechowywania danych

Dane osobowe są przechowywane przez okres niezbędny do realizacji celu, dla którego zostały zebrane, z uwzględnieniem obowiązujących przepisów prawa.

W szczególności:

• dane dotyczące zapytań i korespondencji mogą być przechowywane przez okres niezbędny do obsługi sprawy, a następnie przez okres uzasadniony możliwością ponownego kontaktu lub koniecznością ochrony przed roszczeniami;
• dane związane z zawarciem i realizacją umowy są przechowywane przez okres jej obowiązywania, a następnie przez okres wynikający z przepisów podatkowych, rachunkowych oraz terminów przedawnienia ewentualnych roszczeń;
• dane przetwarzane na podstawie zgody są przetwarzane do czasu jej wycofania lub do czasu ustania celu przetwarzania;
• dane przetwarzane na podstawie prawnie uzasadnionego interesu mogą być przetwarzane do czasu skutecznego wniesienia sprzeciwu albo ustania tego interesu;
• dane związane z plikami cookies i podobnymi technologiami są przechowywane przez okres zależny od rodzaju danego pliku lub technologii.

Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej wycofaniem.

8. Prawa osób, których dane dotyczą

Na zasadach określonych w RODO osobie, której dane dotyczą, może przysługiwać prawo do:

• dostępu do swoich danych osobowych;
• otrzymania kopii danych;
• sprostowania nieprawidłowych danych;
• usunięcia danych;
• ograniczenia przetwarzania;
• przenoszenia danych;
• wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych opartego na art. 6 ust. 1 lit. f RODO;
• wycofania zgody w dowolnym momencie, jeżeli przetwarzanie odbywa się na jej podstawie.

Zakres poszczególnych praw oraz możliwość ich realizacji zależą od podstawy prawnej i okoliczności konkretnego procesu przetwarzania.

W celu realizacji swoich praw można skontaktować się z Administratorem pod adresem: biuro@intelektsoft.pl.

Osobie, której dane dotyczą, przysługuje również prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, jeżeli uzna, że przetwarzanie jej danych osobowych narusza przepisy RODO.

9. Pliki cookies i podobne technologie

Serwis może wykorzystywać pliki cookies oraz podobne technologie.

Pliki cookies niezbędne mogą być wykorzystywane w celu zapewnienia prawidłowego działania Serwisu, jego bezpieczeństwa, obsługi podstawowych funkcji oraz zapamiętywania ustawień użytkownika.

Opcjonalne pliki cookies, w szczególności analityczne lub marketingowe, są wykorzystywane wyłącznie po uzyskaniu wymaganej zgody użytkownika.

Użytkownik może zarządzać swoimi zgodami dotyczącymi plików cookies za pomocą mechanizmu zarządzania zgodami dostępnego w Serwisie, a także – w odpowiednim zakresie – poprzez ustawienia swojej przeglądarki.

Wycofanie zgody powinno być możliwe w sposób równie łatwy jak jej udzielenie.

Zablokowanie niektórych plików cookies może mieć wpływ na dostępność lub prawidłowe działanie określonych funkcji Serwisu.

Szczegółowe informacje dotyczące wykorzystywanych kategorii plików cookies, ich dostawców, celów oraz okresów przechowywania mogą być prezentowane w narzędziu zarządzania zgodami na pliki cookies.

10. Zautomatyzowane podejmowanie decyzji i profilowanie

Administrator nie podejmuje wobec użytkowników decyzji opartych wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, w tym profilowaniu, które wywoływałyby wobec nich skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na nich wpływały w rozumieniu art. 22 RODO.

11. Bezpieczeństwo danych

Administrator stosuje odpowiednie środki techniczne i organizacyjne mające na celu zapewnienie poziomu bezpieczeństwa danych osobowych odpowiedniego do zidentyfikowanego ryzyka.

Środki te służą w szczególności ochronie danych przed nieuprawnionym dostępem, utratą, zniszczeniem, nieuprawnioną zmianą lub ujawnieniem.

Dostęp do danych osobowych jest ograniczony do osób i podmiotów, dla których jest on niezbędny do wykonywania powierzonych zadań.

12. Zmiany Polityki prywatności

Polityka prywatności może być okresowo aktualizowana, w szczególności w przypadku zmian przepisów prawa, funkcjonalności Serwisu, wykorzystywanych technologii lub sposobów przetwarzania danych osobowych.

Aktualna wersja Polityki prywatności jest publikowana w Serwisie.

Data ostatniej aktualizacji: 5 października 2026 r.