Informacja o przetwarzaniu danych osobowych (RODO)

Niniejsza informacja określa zasady przetwarzania danych osobowych przez Intelektsoft Sp. z o.o. i stanowi realizację obowiązków informacyjnych wynikających w szczególności z art. 13 i 14 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 („RODO”).

1. Administrator danych osobowych

Administratorem danych osobowych jest Intelektsoft Sp. z o.o. z siedzibą w Modlniczce, ul. Willowa 77, 32-085 Modlniczka, Polska, NIP: 5130286173, REGON: 525315183, KRS: 0001166425 (dalej: „Administrator” lub „Intelektsoft”).

W sprawach dotyczących przetwarzania danych osobowych oraz realizacji praw wynikających z RODO można skontaktować się z Administratorem pod adresem e-mail: biuro@intelektsoft.pl.

2. Kogo dotyczy niniejsza informacja

Niniejsza informacja dotyczy w szczególności:

• osób kontaktujących się z Intelektsoft za pośrednictwem formularzy internetowych, poczty elektronicznej, telefonu lub innych kanałów komunikacji;
• klientów będących osobami fizycznymi;
• przedstawicieli, pełnomocników, pracowników i współpracowników klientów, partnerów biznesowych, dostawców oraz innych kontrahentów;
• osób wskazanych jako osoby kontaktowe w związku z zawarciem lub realizacją umowy;
• użytkowników systemów i usług, w zakresie, w jakim Intelektsoft samodzielnie określa cele i sposoby przetwarzania ich danych osobowych i tym samym występuje jako administrator;
• kandydatów do pracy lub współpracy;
• innych osób, których dane są przetwarzane w związku z działalnością Intelektsoft.

W przypadku systemów wdrażanych, utrzymywanych lub obsługiwanych na rzecz klientów Intelektsoft może również działać jako podmiot przetwarzający, natomiast administratorem danych pozostaje odpowiedni klient.

3. Cele i podstawy prawne przetwarzania

Dane osobowe mogą być przetwarzane przez Intelektsoft w następujących celach:

a) Obsługa zapytań i prowadzenie komunikacji

Dane są przetwarzane w celu udzielenia odpowiedzi na zapytanie, prowadzenia korespondencji oraz bieżącej komunikacji.

Podstawą prawną jest art. 6 ust. 1 lit. f RODO, tj. prawnie uzasadniony interes Administratora polegający na prowadzeniu komunikacji i obsłudze zapytań, albo art. 6 ust. 1 lit. b RODO, jeżeli kontakt zmierza do zawarcia umowy z osobą, której dane dotyczą.

b) Zawarcie i realizacja umowy

W przypadku gdy osoba, której dane dotyczą, jest stroną umowy lub podejmuje działania zmierzające do jej zawarcia, dane są przetwarzane na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b RODO.

c) Współpraca z klientami, partnerami, dostawcami i innymi kontrahentami

Dane przedstawicieli, pracowników, współpracowników i osób kontaktowych kontrahentów mogą być przetwarzane w celu zawarcia i realizacji umów, prowadzenia komunikacji oraz organizacji współpracy.

Podstawą prawną jest art. 6 ust. 1 lit. f RODO, tj. prawnie uzasadniony interes Administratora polegający na prowadzeniu działalności gospodarczej, utrzymywaniu relacji biznesowych oraz prawidłowej realizacji umów.

d) Realizacja obowiązków prawnych

Dane mogą być przetwarzane w celu realizacji obowiązków wynikających z przepisów prawa, w szczególności obowiązków podatkowych, rachunkowych i dokumentacyjnych.

Podstawą prawną jest art. 6 ust. 1 lit. c RODO.

e) Zapewnienie bezpieczeństwa systemów i usług

Dane mogą być przetwarzane w celu zapewnienia bezpieczeństwa systemów informatycznych, infrastruktury oraz usług, w szczególności w zakresie uwierzytelniania użytkowników, kontroli dostępu, prowadzenia dzienników zdarzeń, rejestrowania operacji, diagnozowania błędów, przeciwdziałania nadużyciom oraz obsługi incydentów bezpieczeństwa.

Podstawą prawną jest art. 6 ust. 1 lit. f RODO, tj. prawnie uzasadniony interes Administratora polegający na zapewnieniu bezpieczeństwa systemów, danych i infrastruktury informatycznej.

f) Ustalenie, dochodzenie lub obrona roszczeń

Dane mogą być przetwarzane w celu ustalenia, dochodzenia lub obrony przed roszczeniami.

Podstawą prawną jest art. 6 ust. 1 lit. f RODO, tj. prawnie uzasadniony interes Administratora polegający na ochronie jego praw.

g) Rekrutacja

Dane kandydatów do pracy mogą być przetwarzane w zakresie wymaganym przez przepisy prawa pracy, w szczególności na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b i c RODO w związku z właściwymi przepisami Kodeksu pracy.

Dodatkowe dane przekazane dobrowolnie przez kandydata mogą być przetwarzane na podstawie zgody, zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. a RODO.

W przypadku wyrażenia odrębnej zgody dane mogą być również przetwarzane na potrzeby przyszłych procesów rekrutacyjnych.

W przypadku rekrutacji dotyczącej współpracy na podstawie umowy cywilnoprawnej dane mogą być przetwarzane w celu podjęcia działań przed zawarciem umowy na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b RODO.

h) Marketing własnych produktów i usług

Dane mogą być przetwarzane w celu prowadzenia marketingu własnych produktów i usług na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO, jeżeli Administrator posiada w tym zakresie prawnie uzasadniony interes.

Jeżeli określona forma komunikacji marketingowej wymaga na podstawie obowiązujących przepisów uprzedniej zgody odbiorcy, będzie ona prowadzona dopiero po uzyskaniu takiej zgody.

4. Kategorie przetwarzanych danych

W zależności od charakteru relacji Intelektsoft może przetwarzać w szczególności:

• imię i nazwisko;
• stanowisko lub pełnioną funkcję;
• nazwę firmy lub organizacji;
• służbowy adres e-mail;
• numer telefonu;
• dane dotyczące reprezentowanego podmiotu;
• dane zawarte w korespondencji;
• dane dotyczące zawartych umów i realizowanej współpracy;
• dane niezbędne do rozliczeń;
• identyfikatory użytkowników systemów;
• informacje dotyczące logowania, aktywności i operacji wykonywanych w systemach, jeżeli jest to niezbędne do zapewnienia bezpieczeństwa, rozliczalności lub prawidłowego działania usług;
• dane przekazane w dokumentach aplikacyjnych w przypadku kandydatów do pracy lub współpracy.

5. Źródło danych

Dane osobowe mogą być pozyskiwane bezpośrednio od osoby, której dotyczą.

Jeżeli dane nie zostały pozyskane bezpośrednio od tej osoby, mogą pochodzić w szczególności od:

• jej pracodawcy lub podmiotu, który reprezentuje;
• klienta, partnera biznesowego, dostawcy lub innego kontrahenta Intelektsoft;
• osoby uprawnionej do wskazania osób odpowiedzialnych za realizację określonego projektu lub umowy;
• publicznie dostępnych źródeł związanych z działalnością zawodową lub gospodarczą, jeżeli ich wykorzystanie jest zgodne z prawem.

W takich przypadkach zakres przetwarzanych danych obejmuje zazwyczaj imię i nazwisko, stanowisko lub funkcję, nazwę reprezentowanego podmiotu oraz służbowe dane kontaktowe.

6. Odbiorcy danych

Dane osobowe mogą być przekazywane podmiotom wspierającym Intelektsoft w prowadzeniu działalności, w szczególności dostawcom:

• usług hostingowych i infrastruktury IT;
• poczty elektronicznej i usług komunikacyjnych;
• oprogramowania i narzędzi wykorzystywanych w działalności Administratora;
• usług związanych z bezpieczeństwem, utrzymaniem i obsługą systemów informatycznych;
• usług księgowych;
• usług prawnych i doradczych;
• usług analitycznych;
• usług rekrutacyjnych;
• usług podwykonawczych związanych z realizacją projektów.

Podmioty przetwarzające dane w imieniu Administratora otrzymują dostęp do danych wyłącznie w zakresie niezbędnym do świadczenia określonych usług i na podstawie odpowiednich umów, jeżeli ich zawarcie jest wymagane przez przepisy prawa.

Dane mogą być również udostępniane organom publicznym oraz innym uprawnionym podmiotom, jeżeli obowiązek ich przekazania wynika z przepisów prawa.

7. Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy

Administrator dąży do korzystania z dostawców przetwarzających dane na terenie Europejskiego Obszaru Gospodarczego (EOG).

Jeżeli w związku z korzystaniem z określonych usług lub narzędzi dane są przekazywane poza EOG, Administrator zapewnia stosowanie odpowiednich mechanizmów prawnych wymaganych przez RODO, takich jak decyzja Komisji Europejskiej stwierdzająca odpowiedni stopień ochrony lub standardowe klauzule umowne zatwierdzone przez Komisję Europejską, wraz z dodatkowymi zabezpieczeniami, jeżeli są wymagane.

8. Okres przechowywania danych

Dane osobowe są przechowywane przez okres niezbędny do realizacji celu, dla którego zostały zebrane, a następnie przez okres wymagany przez obowiązujące przepisy prawa lub uzasadniony koniecznością ustalenia, dochodzenia albo obrony przed roszczeniami.

W szczególności:

• dane związane z obsługą zapytań są przechowywane przez okres niezbędny do prowadzenia korespondencji, a następnie przez okres uzasadniony możliwością ponownego kontaktu lub ochroną przed roszczeniami;
• dane związane z umowami i współpracą są przechowywane przez okres obowiązywania umowy, a następnie przez okres wynikający z przepisów podatkowych, rachunkowych oraz terminów przedawnienia roszczeń;
• dane związane z bezpieczeństwem systemów i rejestrami zdarzeń są przechowywane przez okres uzasadniony wymaganiami bezpieczeństwa, rozliczalności oraz charakterem danego systemu;
• dane kandydatów są przechowywane do zakończenia danego procesu rekrutacyjnego, a w przypadku wyrażenia odrębnej zgody na udział w przyszłych rekrutacjach – przez okres wskazany w treści zgody, nie dłużej jednak niż jest to niezbędne do realizacji tego celu;
• dane przetwarzane na podstawie zgody są przetwarzane do czasu jej wycofania lub ustania celu przetwarzania;
• dane przetwarzane na podstawie prawnie uzasadnionego interesu mogą być przetwarzane do czasu skutecznego wniesienia sprzeciwu albo ustania tego interesu.

9. Prawa osób, których dane dotyczą

Na zasadach określonych w RODO osobie, której dane dotyczą, może przysługiwać prawo do:

• dostępu do danych osobowych oraz otrzymania ich kopii;
• sprostowania danych;
• usunięcia danych;
• ograniczenia przetwarzania;
• przenoszenia danych;
• wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych opartego na art. 6 ust. 1 lit. f RODO;
• wycofania zgody w dowolnym momencie, jeżeli dane są przetwarzane na podstawie zgody.

Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej wycofaniem.

Zakres poszczególnych praw oraz możliwość ich realizacji zależą od podstawy prawnej i okoliczności danego procesu przetwarzania.

W celu realizacji swoich praw można skontaktować się z Administratorem pod adresem e-mail: biuro@intelektsoft.pl.

Osobie, której dane dotyczą, przysługuje również prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, jeżeli uzna, że przetwarzanie jej danych osobowych narusza przepisy dotyczące ochrony danych osobowych.

10. Dobrowolność i obowiązek podania danych

Podanie danych jest co do zasady dobrowolne.

W określonych przypadkach podanie danych może być jednak niezbędne do:

• otrzymania odpowiedzi na zapytanie;
• podjęcia działań przed zawarciem umowy;
• zawarcia i realizacji umowy;
• realizacji obowiązków wynikających z przepisów prawa;
• udziału w procesie rekrutacyjnym;
• utworzenia lub korzystania z konta w systemie lub usłudze, jeżeli wymaga tego charakter danej usługi.

Niepodanie danych wymaganych w danej sytuacji może uniemożliwić realizację odpowiedniego celu.

11. Zautomatyzowane podejmowanie decyzji

Administrator nie podejmuje wobec osób, których dane dotyczą, decyzji opartych wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, w tym profilowaniu, które wywoływałyby wobec tych osób skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na nie wpływały w rozumieniu art. 22 RODO.

12. Intelektsoft jako podmiot przetwarzający

W ramach wdrażania, utrzymywania, hostowania, serwisowania lub rozwoju systemów informatycznych na rzecz klientów Intelektsoft może przetwarzać dane osobowe w imieniu klienta.

W takim przypadku administratorem danych osobowych jest klient lub inny podmiot wskazany przez klienta, natomiast Intelektsoft działa jako podmiot przetwarzający w rozumieniu art. 28 RODO.

Przetwarzanie odbywa się na podstawie umowy powierzenia przetwarzania danych osobowych lub innych odpowiednich postanowień umownych oraz zgodnie z udokumentowanymi poleceniami administratora.

Intelektsoft stosuje odpowiednie środki techniczne i organizacyjne mające na celu zapewnienie poziomu bezpieczeństwa odpowiadającego ryzyku, odpowiednio do charakteru danego systemu i zakresu świadczonych usług.

Środki te mogą obejmować w szczególności:

• mechanizmy uwierzytelniania i kontroli dostępu;
• nadawanie uprawnień zgodnie z zakresem obowiązków użytkowników;
• rejestrowanie zdarzeń i operacji;
• zabezpieczenie transmisji danych;
• separację środowisk i danych;
• mechanizmy tworzenia kopii zapasowych i odtwarzania danych;
• procedury zarządzania incydentami bezpieczeństwa;
• okresowe przeglądy stosowanych zabezpieczeń.

Szczegółowy zakres przetwarzania, rodzaje danych, kategorie osób, okres przetwarzania oraz wymagane środki bezpieczeństwa są określane w umowie zawartej z danym klientem.

13. Bezpieczeństwo danych

Administrator stosuje odpowiednie środki techniczne i organizacyjne w celu ochrony danych osobowych przed przypadkowym lub niezgodnym z prawem zniszczeniem, utratą, zmianą, nieuprawnionym ujawnieniem lub nieuprawnionym dostępem.

Zakres stosowanych zabezpieczeń jest dostosowywany do charakteru przetwarzanych danych, zakresu przetwarzania, wykorzystywanych technologii oraz zidentyfikowanego ryzyka.

14. Zmiany informacji

Niniejsza informacja może być okresowo aktualizowana, w szczególności w przypadku zmian przepisów prawa, zakresu działalności Intelektsoft, wykorzystywanych technologii lub sposobów przetwarzania danych osobowych.

Aktualna wersja dokumentu jest publikowana na stronie internetowej Intelektsoft.

Ostatnia aktualizacja: 5 października 2026 r.